Vrijwilligerswerk bij evenementen: Carnita Schurman over werken met vrijwilligers
Vrijwilligers zijn onmisbaar binnen de evenementenwereld, en dat weet Carnita Schurman als geen ander. Naast haar functie als office manager is zij ook vrijwilligerscoördinator. Achter ieder succesvol evenement staat een grote groep mensen die zich met enthousiasme inzet om bezoekers een mooie ervaring te bezorgen. Van het scannen van tickets en het begeleiden van bezoekers tot het bezorgen van bewonersbrieven: zonder vrijwilligers zouden veel evenementen simpelweg niet op dezelfde manier georganiseerd kunnen worden.
Wil je eens wat vertellen over jouw rol binnen Bureau Vermaeck en hoe ben je vrijwilligerscoördinator geworden?
“Mijn rol binnen Bureau Vermaeck is office manager. Een office manager houdt de boel draaiende. Zo onderhoud ik contact met onder andere de tuinman, schoonmaker en klusjesman. Daarnaast regel ik bestellingen en beheer ik de agenda van de directeur, Eva. Maar daar hoef je niet veertig uur per week mee te vullen, dus ik heb ook nog tijd om voor de projecten extra dingen te doen, zoals hotel en transport voor de evenementen.
In de loop der jaren bleken de evenementen van Bureau Vermaeck toch wel wat vrijwilligers nodig te hebben en omdat ik in het verleden al met vrijwilligers heb gewerkt, ben ik het hier gaan oppakken. En dat werkte steeds beter en het bestand werd ook steeds groter.”
Hoe komen jullie aan vrijwilligers?
“Bij de World Police & Fire Games in 2022 hadden we 600 vrijwilligers. Daar is een oproep gedaan onder alle diensten. Vanuit dat vrijwilligersbestand hebben we destijds iedereen aangeschreven met de vraag wie interesse had om nog eens vrijwilligerswerk te doen. In de loop van de tijd zijn er natuurlijk mensen afgevallen, maar er zijn ook veel nieuwe vrijwilligers bijgekomen. Inmiddels beschikken we nog over een bestand van ongeveer 300 vrijwilligers die regelmatig iets voor ons willen doen. Maar waar we het voornamelijk van moeten hebben zijn onze oproepjes via de website, social media en nieuwsbrieven. Maar ook mond-tot-mondreclame. Er zijn die-hard vrijwilligers die overal willen helpen. Die zie je ook op andere events in de stad en in de rest van het land, zij enthousiasmeren vaak nieuwe mensen, wat tot nieuwe aanmeldingen leidt.
“Ik probeer er alles aan te doen om een band met de vrijwilligers op te bouwen.”
Wat maakt het werken met vrijwilligers zo leuk voor jou persoonlijk?
“Ik vind het fenomeen vrijwilliger heel bijzonder, omdat het een heleboel verschillende mensen zijn. De ene kan niet werken en zoekt een beetje houvast in het leven door een bijdrage te leveren aan de maatschappij, een ander die sociale contacten zoekt of iemand die het doet voor de voordelen, bijvoorbeeld om gratis entreekaarten voor een evenement te krijgen. En dat maakt het juist zo leuk aangezien je normaal met een kantoorfunctie, behalve je collega’s en leveranciers niet veel verschillende mensen ontmoet en spreekt, maar op deze manier wel ”
En waarom zijn vrijwilligers zo belangrijk voor onze evenementen?
“Evenementen zijn tegenwoordig en eigenlijk altijd al duur om te organiseren. Om de kosten voor bezoekers laag te houden kunnen we niet overal betaalde krachten inzetten. Een taak zoals het scannen van de tickets van bezoekers loopt met betaalde medewerkers snel op in kosten, en die zouden uiteindelijk worden doorberekend aan de bezoekers. Dat willen we juist voorkomen. Daarom zijn vrijwilligers onmisbaar. Veel mensen helpen graag mee voor de gezelligheid, ervaring, een T-shirt of studiepunten. Zo blijft het voor iedereen betaalbaar en toegankelijk.”
Hoe bouw je een band op met vrijwilligers?
“Ik probeer er alles aan te doen om een band met de vrijwilligers op te bouwen. Soms zie ik mensen namelijk maar één keer per jaar. Zeker in het begin lukt het niet altijd om iedereen persoonlijk te bellen om kennis te maken, omdat daar simpelweg niet altijd tijd voor is. Dan verloopt het contact vooral via de mail. Maar zodra vrijwilligers eenmaal op locatie zijn, vind ik het juist belangrijk om meer over hen te weten te komen en ervoor te zorgen dat zij het naar hun zin hebben. Het is natuurlijk fijn als zij ook een leuke dag beleven, zodat ze een volgende keer weer willen komen helpen.
Tijdens een cursus voor vrijwilligerscoördinator in de culturele sector die ik volgde, kreeg ik veel inspiratie van andere cursisten die bij verschillende instellingen werkten. Daardoor ben ik op het idee gekomen om een vrijdagmiddagborrel te organiseren. Die vindt vier keer per jaar plaats, tijdens het seizoen waarin we vrijwilligers nodig hebben. Daar hoop ik dat vrijwilligers langskomen om kennis te maken met ons, met mij, maar ook met elkaar. Tijdens die momenten kunnen ze vragen stellen over het evenement en over de verschillende taken. Het idee daarachter is dat wanneer mensen elkaar al kennen en elkaar vervolgens tegenkomen tijdens een evenement, de sfeer veel gezelliger en toegankelijker is dan wanneer iedereen elkaar nog helemaal niet kent. Op die manier probeer ik vrijwilligers ook meer met elkaar te verbinden en echt een gevoel van samenhorigheid te creëren.”
“Dat mensen zich zonder eigen belang inzetten om te helpen, blijft iets heel speciaals.”
Hoe bevalt het werken met vrijwilligers?
“Ik vind het heel leuk om met vrijwilligers te werken. Er zijn ook echt een aantal mensen die regelmatig helpen en met wie ik inmiddels een leuke band heb opgebouwd. Van hen weet ik dat ik op ze kan rekenen en bouwen. Tegelijkertijd zijn er ook vrijwilligers die zich iedere keer enthousiast aanmelden, maar vervolgens ook weer afzeggen. Dat blijft lastig, want natuurlijk hebben mensen daar alle recht toe. Alleen rekenen wij wel op hun hulp.
Bij evenementen zit ik namelijk nooit heel ruim in de vrijwilligers. Als mensen op het laatste moment afzeggen, moet je dus snel schakelen. Dat vraagt veel creativiteit: vrijwilligers anders verdelen, diensten inkorten of juist verlengen, shifts ruilen met andere momenten. Er komt behoorlijk wat regelwerk bij kijken. Maar dat hoort ook bij het werken met vrijwilligers.
Als de mensen er eenmaal zijn, is het gelukkig altijd ontzettend leuk. Het is gezellig en je ziet vaak hele blije gezichten. Dat maakt het werk ook zo mooi. Met studenten is het soms wel anders. Zij kunnen bij ons korte stages lopen wanneer ze voor hun opleiding veertig of zestig uur stage moeten doen tijdens onze evenementen. Alleen merk ik dat daar soms wel een andere instelling bij komt kijken. Studenten ervaren natuurlijk veel druk vanuit hun studie, waardoor vrijwilligerswerk bij sommigen dan toch op de tweede plaats komt. Ze geven zich dan wel op, maar uiteindelijk lukt het toch niet of je hoort ineens niets meer van ze. Dat is jammer, want ik denk juist dat je bij ons ontzettend veel kunt leren. Het zou mooi zijn als wij studenten kunnen begeleiden en uiteindelijk als goed ingewerkte medewerkers kunnen teruggeven aan de branche.”
Wat zou je willen zeggen tegen de mensen die twijfelen om zich aan te melden?
“Aan mensen die twijfelen om zich aan te melden, zou ik vooral willen zeggen: je weet nooit of je het leuk vindt totdat je het geprobeerd hebt. Geef ook vooral aan wat jij zelf prettig vindt en waar je behoefte aan hebt. Je kunt ook aangeven dat je maar vier of vijf uur beschikbaar bent. Alles is bespreekbaar en niets staat vast. We proberen altijd mee te denken en iets te organiseren dat bij iemand past. En misschien vind je het na een paar uurtjes helpen de volgende keer wel leuk om langer te blijven. Eigenlijk is er heel veel mogelijk. Wat ik ook graag tegen vrijwilligers wil zeggen, en tegen mensen die al vrijwilligerswerk doen, is dat ik het heel bijzonder vind dat zij hun tijd aan ons willen geven. Dat mensen zich belangenloos inzetten om ons te helpen, blijft iets heel speciaals. We zijn daar dan ook ontzettend dankbaar voor.”
Lijkt het jou leuk om vrijwilliger te worden bij een van onze evenementen? Stuur dan een mailtje naar vrijwilligers@bureauvermaeck.nl.
